Saiba tudo o que o síndico iniciante precisa para começar bem a sua jornada: leis e regras, atribuições, responsabilidades, precauções, gestão, comunicação etc.

Passada a assembleia em que foi eleito pela primeira vez, o síndico de primeira viagem embarca em uma jornada desconhecida que implica em muitas responsabilidades, infinitas tarefas e diversos papéis a desempenhar na função.

É muita coisa? Sim! Vai dar trabalho? Mais do que você imaginou. No entanto, estes não são motivos para ansiedade e nem desespero.

Cumprindo o seu propósito de apoiar integralmente síndicos de todo o Brasil, o SíndicoNet oferece nesta matéria as informações iniciais sobre o cargo e um passo a passo que será a sua bússola para seguir a trilha certa no seu mandato.

Com empenho, organização, dedicação e uma boa dose de paciência consigo mesmo, em breve você já estará colhendo bons frutos para o seu condomínio e toda a comunidade!

Atribuições básicas do síndico

A função e as atividades competentes ao síndico estão descritas no Código Civil, que dedica o Capítulo VII ao Condomínio Edilício nos artigos 1.331 ao 1.358.

O síndico é o representante legal do condomínio. É ele o responsável por toda a documentação do condomínio e por representá-lo em juízo, quando solicitado.

Cabe ao síndico também ser um facilitador da comunicação do condomínio, auxiliar condôminos e moradores na resolução de problemas, zelar pelo patrimônio comum e gerir pessoas.

Dentre as atribuições ao síndico, ainda estão:

• convocar a assembleia dos condôminos. Saiba mais sobre assembleias 
• cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia
• cuidar da conservação das áreas comuns do empreendimento
• zelar pela prestação dos serviços de interesse dos condôminos
• elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano
• gerir a arrecadação das cotas condominiais e a inadimplência
• prestar contas anualmente e quando exigidas
• realizar o seguro da edificação.

Responsabilidade civil e criminal do síndico

A responsabilidade civil e criminal do síndico é uma das mais críticas atribuições e que muitos candidatos ao cargo ou os eleitos de primeira viagem não têm ciência.

A falta de conhecimento dessas responsabilidades pode prejudicar não só o condomínio como o próprio síndico.

Responsabilidade civil do síndico ocorre quando as atribuições do cargo não são cumpridas adequadamente, ocasionando prejuízos aos condôminos ou a terceiros.

Responsabilidade criminal do síndico acontece quando este não cumpre suas atribuições, levando-o não apenas a uma omissão, mas a uma prática que pode ser entendida como criminosa ou contravenção. Exemplos: crimes contra a honra (injúria, calúnia e difamação), apropriação indébita de fundos do condomínio e apropriação indébita de verbas previdenciárias dos funcionários.

Responsabilidades do síndico e do condomínio: leis e regras 

Além do já citado Código Civil e seu capítulo sobre condomínios, as funções, responsabilidades e obrigações do síndico também podem ser encontradas em outras legislações e textos.

Da Constituição Federal, passando pelas leis em suas três esferas, normas técnicas e regulamentadoras, chegando à Convenção e ao Regimento interno, o síndico deve dedicar um tempo à leitura desses documentos, tê-los à mão ou saber onde acessar.

Além disso, é importante se manter informado sobre novidades legislativas e normativas. O SíndicoNet tem uma área dedicada a legislação e outra a jurisprudências.

Confira abaixo uma lista que esquematiza leis, normas e regras que dizem respeito ao síndico e ao condomínio:

• Constituição Federal: principal conjunto de leis do País. Não trata diretamente de condomínios, mas de temas como propriedade privada e dignidade da pessoa humana.
• Leis federais, como o Código Civil: principal lei que trata de condomínio. Pode ser complementada pela Lei nº 4591/64 (antiga lei dos condomínios) nos pontos em que o CC for omisso.
• Leis estaduais: cada região pode ter leis que afetem condomínios e o síndico deve conhecer e atendê-las. Aqui entram regras como as ligadas a sistema de combate a incêndio, por exemplo.
• Leis municipais: a exemplo das estaduais, cada município pode ter leis locais, como por exemplo código de obras.
• Normas técnicas: elaboradas por órgãos como Associação Brasileira Norma Técnicas (ABNT). Embora não sejam leis, normas técnicas que dizem respeito a condomínios devem ser atendidas pelos empreendimentos e há leis que citam normas técnicas. A ABNT NBR 16.280 normatiza reformas em condomínios.
• Normas regulamentadoras: estipuladas pelo Ministério do Trabalho, têm como objetivo assegurar condições de trabalho e garantir a segurança e a saúde dos trabalhadores.
• Convenção do condomínio: é a lei interna do condomínio
• Regimento interno: são as regras de uso e convivência do condomínio.
• Decisões assembleares: também valem como regras para os moradores.

Para se aprofundar nos temas, consulte as matérias abaixo que dizem respeito ao cargo e suas obrigações:

Atribuições básicas do subsíndico e conselho

O síndico não está sozinho – e nem deve estar! – em sua administração. Embora pela lei a função não seja compartilhada, o condomínio poderá contar com um conselho fiscal de acordo com o artigo 1.356 do Código Civil.

O Conselho Fiscal é composto por três membros eleitos pela assembleia e sua função é emitir parecer sobre as contas do síndico.

Na prática, o conselho deve conferir mensalmente as contas e a documentação do condomínio, geralmente a partir das pastas de prestação de contas organizadas pela administradora do condomínio.

A pasta pode ser física ou digital – sendo esta última ainda mais prática e rápida para conferência, pois permite que todos os conselheiros a analisem simultaneamente.

• DICA: estabeleça um sistema de conferência de pastas entre os conselheiros para evitar acúmulo e sobrecarga, no caso da pasta física. Se já for digital, cobre-os mensalmente o envio do seu parecer. Desta forma a checagem estará sempre em dia e possíveis ajustes, correções e até mesmo cortes de gastos poderão ser feitos com mais rapidez.

É o conselho quem, muitas vezes, recomenda ou não a aprovação das contas do empreendimento para a assembleia, embora não tenha poder de aprovação para nenhum assunto, segundo o Código Civil.

O síndico também poderá contar com um subsíndico se assim estipular a convenção do seu condomínio, já que a lei não fala no cargo.

Geralmente a função é exercida plenamente quando o síndico se ausentar do condomínio, além das tarefas específicas designadas pela convenção.

Também é bastante comum os condomínios estabelecerem comissões para cuidar de assuntos específicos, como obras, reformas, pets, eventos entre outros.

Normalmente essas comissões são criadas por algumas demandas específicas, seus integrantes são nomeados e um deles geralmente é quem lidera as atividades e as reporta ao síndico. Desta forma o síndico delegará tarefas e contará com o envolvimento e o apoio de condôminos comprometidos.

O que checar e providenciar assim que assumir o cargo de síndico

O síndico eleito, mesmo experiente ou profissional, deve tomar diversas medidas, providências e elencar informações sobre o condomínio antes de sua posse ou logo na sequência.

Essas medidas vão evitar problemas burocráticos e interromper práticas da gestão anterior não recomendáveis.

O SíndicoNet organizou um checklist para troca de gestão com os principais pontos a que o novo síndico deve estar atento:

1- Recebimento de toda documentação da gestão anterior

2- Reunião com o síndico anterior para tirar dúvidas e esclarecimentos, além de manter o canal aberto

3- Reunião de alinhamento com a administradora

4- Providências administrativas, tais como:

– cadastro atualizado de moradores

– atualização de dados na Receita Federal

– atualização de dados no banco

– atualização do certificado digital

– documentação completa do condomínio etc

5- Finanças, tais como previsão orçamentária, inadimplência, investimentos

6- Infraestrutura: plantas do condomínio, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), vistoria junto com zelador, contratos de manutenção etc

7- Segurança: equipamentos e treinamentos de funcionários

8- Assembleia de apresentação da atual situação do condomínio e próximos passos, depois de tomar as providências e de fazer uma análise inicial

Certidões

Importante o síndico novo também fazer levantamento, com apoio da administradora, de algumas certidões para estar a par da real situação do condomínio em termos trabalhistas e ações cíveis e criminais:

Trabalhistas

• Certidão INSS: para saber se há pendência do condomínio sobre o INSS
• Certidão FGTS: para saber se há pendências do condomínio em relação ao FGTS
• Ações trabalhistas:  pesquisa no site do TRT dependendo do estado – cada estado tem o seu

Ações cíveis/criminais

• Acessar o site do Tribunal de Justiça do seu estado e entrar em todos os fóruns para investigar a situação do seu condomínio
• Na sua prefeitura, verificar os seguintes pontos:
  • AVCB – prefeitura
  • Habite-se/auto e conclusão – prefeitura
  • RIA dos elevadores – prefeitura

Apoio de uma administradora de condomínio

A administradora do condomínio escolhida pelo síndico vai ser o seu braço direito na gestão do empreendimento.

Cerca de 200 tarefas administrativas do síndico podem ser transferidas para esta empresa, tais como: gestão de pessoal, gestão financeira, gestão jurídica, obrigações fiscais e tributárias, contratos etc.

Vai trocar de administradora? Saiba tudo sobre a transição

Quando o síndico decide trocar de administradora, a transição deve ser o mais pacífica e transparente possível, além de requerer bastante atenção por parte do gestor.

Há uma extensa documentação que deve ser entregue seguindo um procedimento formal entre as duas administradoras. Dentre elas:

• trabalhista
• quitação de contas
• contratos
• atas de assembleias
• comunicados
• cartão de CNPJ
• convenção

Confira o checklist completo da troca de administradora

Atenção também ao aviso prévio contratual: administradoras de condomínio normalmente pedem de 30 a 60 dias para encerrar a prestação de serviços.

Remuneração do síndico e INSS 

A grande maioria dos condomínios oferece algum tipo de remuneração para síndicos:

• isenção da cota condominial ordinária
• desconto na cota condominial ordinária
• ajuda de custo
• salário

Essa determinação geralmente está estipulada na convenção do condomínio. No caso de omissão, o assunto pode ser deliberado em assembleia.

Para os síndicos que recebem algum benefício financeiro, deve haver atenção quanto à obrigatoriedade de contribuição do INSS.

O recomendado é que o síndico contribua pela alíquota mínima de 11%, embora seja possível escolher uma porcentagem maior.

No entanto, há diferente situações em que o síndico pode se enquadrar, como, por exemplo, quando ele é funcionário de empresa em regime CLT e já recolhe o INSS pelo teto – o que fazer? Para dúvidas como essa, consulte nossa matéria sobre Remuneração e obrigatoriedade de contribuição do INSS.

Como atender e se comunicar com os condôminos 

Comunicação assertiva com os condôminos é uma das chaves para uma gestão transparente, tranquila, colaborativa e que traz segurança à comunidade.

São tantas as atividades, obrigações, urgências e providências a serem tomadas que não é raro o síndico esquecer de estabelecer canais oficiais de comunicação para os condôminos ou meios dele se comunicar com a comunidade.

Uma das primeiras medidas do síndico ao assumir o cargo é informar as regras (dias, horários e prazos para retorno) e os meios pelos quais os condôminos e moradores poderão falar com ele. Há inúmeras formas:

DIGITAL

• celular corporativo do condomínio (nunca o pessoal)
• site da administradora ou do próprio condomínio
• e-mail
• app
• WhatsApp

TRADICIONAL

• livro de ocorrência. Saiba mais sobre como usar o livro de ocorrência em condomínios e confira o modelo a ser adotado em seu condomínio
• fichas
• pessoalmente: avaliar a implantação de plantões para atendimento mediante agendamento prévio

O síndico pode se comunicar de diversas formas também, objetivando sempre manter os moradores bem informados sobre os acontecimentos, novidades e prestação de contas:

• quadro de avisos 
• mural de avisos no site da administradora ou em site próprio
• murais nos elevadores ou nas garagens: de papel ou eletrônicos (telas tipo elemídia)
• lista de transmissão do WhatsApp (somente o síndico envia, sem criar fóruns polêmicos) para avisos mais rápidos ou urgentes
• jornal/informativo
• grupos em redes sociais.

Para o síndico morador, abrir a possibilidade de os vizinhos interfonarem para a sua unidade pode não ser uma boa ideia, já que depende do bom senso e do senso de urgência individuais.

Reclamações ou problemas recorrentes, conflitos entre vizinhos e assuntos mais delicados poderão ser compartilhados com o conselho. Ainda há a possibilidade de se criar um comitê pra gestão de conflitos/mediação, tirando essa carga das costas do síndico, até porque pode recair em ética e isonomia caso o síndico seja próximo a uma das partes envolvidas.

Fonte: https://www.sindiconet.com.br/